Présentation de la Fondation St-Barthélemy
La Fondation St-Barthélemy est un établissement socio-éducatif sans but lucratif, reconnu d’utilité publique et subventionné par le Canton de Vaud. Elle accompagne des adultes présentant une déficience intellectuelle, psychique ou des troubles du spectre de l’autisme.
Dans le cadre de ses activités, la fondation collecte et traite des données personnelles pour fournir ses services et gérer ses projets. Elle est responsable du traitement des données collectées et s’engage à respecter la Loi sur la protection des données (LPD) en Suisse, assurant ainsi la confidentialité des informations personnelles recueillies.
La fondation s’engage à respecter les principes de confidentialité et à mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles.
1. Objectif et portée
Objectif
Cette politique définit les pratiques de la Fondation St-Barthélemy concernant la collecte, l’utilisation, la protection et le partage des données personnelles, dans le respect de la Loi sur la protection des données (LPD) en Suisse. Elle garantit que les données sont traitées de manière transparente, sécurisée et conforme aux exigences légales, et permet aux utilisateurs d’exercer leurs droits en toute connaissance de cause.
Portée
Cette politique s’applique à toutes les données personnelles collectées par la Fondation St-Barthélemy dans le cadre de ses activités, que ce soit via son site web, lors d’événements ou à travers toute autre interaction avec les utilisateurs, qu’ils soient bénéficiaires, collaborateurs, partenaires ou autres parties concernées.
2. Collecte des données
Types de données collectées
La Fondation St-Barthélemy collecte uniquement les données personnelles strictement nécessaires à ses activités, telles que :
Données sensibles, comme des informations relatives à la situation de handicap, uniquement dans le cadre d’un contrat d’hébergement ou de travail pour les bénéficiaires.
- Nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone.
- Informations bancaires pour les paiements et les dons.
- Données liées à la participation à des événements ou à l’utilisation de services (par exemple, préférences de communication).
Méthodes de collecte
Les données sont obtenues :
- Directement auprès des utilisateurs, lors d’une inscription, d’une demande de service ou d’une interaction avec la fondation.
- Par l’utilisation d’un cookie de session, uniquement pour les personnes authentifiées sur le portail client afin de passer des commandes. Aucune autre technologie de suivi n’est utilisée sur le site.
Base légale du traitement
La collecte et l’utilisation des données personnelles reposent sur :
- Le consentement des utilisateurs, pour certaines opérations spécifiques (par exemple, inscription à une newsletter).
- L’exécution d’un contrat, notamment pour les prestations de service, l’hébergement des bénéficiaires ou les contrats de travail des collaborateurs.
- Les obligations légales, comme la conservation de données à des fins fiscales ou administratives.
- Les intérêts légitimes de la fondation, par exemple pour améliorer ses services ou assurer leur bon fonctionnement.
3. Utilisation des données
Les données personnelles collectées par la Fondation St-Barthélemy sont utilisées uniquement pour les finalités pour lesquelles elles ont été fournies, notamment :
- Fournir les prestations demandées, telles que l’hébergement, l’accompagnement ou la participation à des événements.
- Gérer les relations contractuelles, y compris celles avec les bénéficiaires, les collaborateurs et les partenaires.
- Traiter les paiements, les dons et les commandes passées via le portail client.
- Communiquer des informations liées aux activités de la fondation, lorsque cela est approprié ou demandé.
- Respecter les obligations légales, administratives et fiscales.
Les données ne sont pas utilisées à d’autres fins sans le consentement préalable de la personne concernée, sauf si la loi l’autorise.
4. Conservation et archivage des données
Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
- Les données liées aux services ou à l’hébergement sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées pour la période requise par la loi.
- Les données des collaborateurs sont conservées pendant la durée de la relation de travail et archivées selon les délais légaux après la fin du contrat.
- Les données financières et administratives sont conservées pour la durée exigée par la législation fiscale et comptable.
- Les données utilisées à des fins de communication sont conservées jusqu’au retrait du consentement ou au plus tard trois ans après le dernier contact.
Une fois ces délais écoulés, les données sont supprimées ou anonymisées afin qu’il ne soit plus possible d’identifier la personne concernée, sauf si une obligation légale impose leur conservation.
5. Protection des données
La Fondation St-Barthélemy met en place des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé, toute perte, toute utilisation abusive ou toute divulgation.
Ces mesures comprennent :
- La formation des collaborateurs à la protection et à la confidentialité des données..
- Des contrôles d’accès limitant l’accès aux seules personnes autorisées.
- L’utilisation de systèmes informatiques sécurisés et régulièrement mis à jour.
- La sauvegarde régulière des données afin d’en garantir la disponibilité.
En cas de violation de données personnelles, la fondation applique une procédure interne afin de limiter les impacts, de remédier à la situation et, si nécessaire, d’informer les personnes concernées et les autorités compétentes.
6. Partage des données avec des tiers
La Fondation St-Barthélemy ne partage les données personnelles qu’avec des tiers lorsque cela est nécessaire à la réalisation de ses activités ou lorsqu’une obligation légale l’exige.
Les tiers concernés peuvent être :
- Des prestataires de services (hébergement informatique, gestion des paiements, prestataires techniques).
- Des partenaires contractuels impliqués dans la fourniture des prestations de la fondation.
- Les fiduciaires ou auditeurs externes, dans le cadre d’obligations légales de contrôle ou de révision.
- Les organismes d’assurance (assurances sociales, maladie ou accident).
- Les autorités compétentes et les organismes subventionneurs, lorsque la loi ou les obligations administratives imposent la transmission de données.
Ces tiers sont tenus de traiter les données conformément à la législation en vigueur et de mettre en place des mesures de sécurité appropriées.
7. Transfert international des données
La Fondation St-Barthélemy traite les données personnelles exclusivement en Suisse.
Aucun transfert de données vers l’étranger n’est effectué.
Si un transfert devait être nécessaire à l’avenir, il ne serait réalisé qu’en conformité avec la Loi sur la protection des données (LPD) et après avoir garanti un niveau de protection adéquat.
8. Cookies et technologies similaires
Le site internet de la Fondation St-Barthélemy n’utilise pas de cookies à des fins de suivi, d’analyse ou de publicité.
Un cookie de session est utilisé uniquement pour permettre aux personnes authentifiées sur le portail client de passer des commandes. Ce cookie est nécessaire au bon fonctionnement du portail et est supprimé automatiquement lors de la déconnexion de l’utilisateur, à la fermeture du navigateur ou à la fin de sa période de validité.
Aucune autre technologie de suivi n’est utilisée.
9. Droits des personnes concernées
Toute personne dont les données personnelles sont traitées par la Fondation St-Barthélemy dispose des droits suivants :
- Droit d’accès : obtenir des informations sur les données personnelles détenues et leur utilisation.
- Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
- Droit à l’effacement : demander la suppression de ses données personnelles lorsque leur conservation n’est plus nécessaire ou autorisée.
- Droit de limitation ou d’opposition : demander la limitation du traitement de ses données ou s’opposer à leur utilisation dans certains cas.
- Droit à la portabilité : recevoir les données fournies dans un format électronique structuré, afin de pouvoir les transmettre à un autre organisme lorsque cela est applicable.
Pour exercer ces droits, la personne concernée peut contacter la fondation selon les modalités précisées dans le chapitre 11 : Contact pour la confidentialité des données
10. Modifications de la politique
La Fondation St-Barthélemy peut mettre à jour la présente politique de confidentialité afin de tenir compte de l’évolution de la législation ou de ses pratiques internes.
Toute modification importante sera communiquée de manière appropriée, par exemple sur le site internet de la fondation ou par un autre moyen de communication adapté.
La version en vigueur est celle indiquée avec la date de mise à jour figurant dans le pied de page de la politique
11. Contact pour la confidentialité des données
Pour toute question concernant la collecte, l’utilisation ou la protection de leurs données personnelles, ou pour exercer leurs droits, les personnes concernées peuvent contacter la Fondation St-Barthélemy :
- Par courrier postal : Fondation St-Barthélemy, A l’attention du conseiller à la protection des données, Le Château 1, 1040 St-Barthélemy
- Par e-mail : confidentialite@fondation-st-barthelemy.ch
- Par téléphone : 021 886 02 76
En cas de désaccord avec la réponse apportée par la fondation, il est possible de s’adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT)